1 Traitement et conservation des fonds : Assurer l’inventaire, le tri, le classement, l’indexation et le conditionnement des fonds photographiques et audiovisuels,Piloter la politique de

Dans le cadre de la gestion du recrutement, de la paie ou des carrières, employeurs et recruteurs ont fréquemment recours aux moyens informatiques. Ces outils contiennent de nombreuses informations concernant les candidats ou les employés. Quelles informations peuvent être utilisées ? Dans quel cadre les utiliser ? Combien de temps les conserver ? Quel type de traitement est interdit ? Le contenu de cette page est obsolète et est en cours de mise à jour. Quelles informations ? Pour quoi faire ? Dans le cadre d’un recrutement, les données collectées ne doivent servir qu’à évaluer la capacité du candidat à occuper l’emploi proposé qualification, expérience, etc.. Il est interdit de demander à un candidat à un emploi son numéro de sécurité sociale. Il est également interdit de collecter des informations sur ses parents, sa fratrie, ses opinions politiques ou son appartenance syndicale. À l’embauche du candidat, l’employeur pourra collecter des informations complémentaires. Outre celles nécessaires au respect d’une obligation légale exemple déclarations sociales obligatoires, l’employeur peut collecter des informations utiles à la gestion administrative du personnel par exemple, type de permis de conduire détenu ou coordonnées de personnes à prévenir en cas d’urgence, à l’organisation du travail par exemple, photographie facultative de l’employé pour les annuaires internes et organigrammes, à l’action sociale prise en charge par l’employeur par exemple, les informations concernant les ayants- droit de l’employé. Les zones commentaires » qui enregistrent des appréciations d’un employeur sur ses employés ne doivent comporter que des éléments pertinents et non excessifs. Les employés ont le droit d’y accéder. Qui peut avoir accès aux données ? Un accès limité Seules les personnes intervenant dans le processus de recrutement peuvent accéder aux informations d’un can- didat. Outre les administrations informées de l’embauche exemple assurance chômage, maladie, retraite, mutuelle…, seules les personnes chargées de la gestion du personnel peuvent consulter les informations des employés. Les supérieurs hiérarchiques peuvent accéder aux informations nécessaires à l’exercice de leurs fonctions exemple données d’évaluations, rémunération…. L’employeur ne peut révéler les coordonnées personnelles d’un employé que si la loi ou une décision de justice le prévoit ex. médecin contrôleur de la sécurité sociale, huissier disposant d’un titre exécutoire…. Les délégués du personnel ont accès aux données figurant dans le registre unique du personnel nom, nationalité, fonction occupée, date d’entrée dans l’organisme, etc.. Les autres instances Comité d’entreprise, délégués syndicaux peuvent obtenir certaines informations pour exercer leurs missions. Par exemple, l’employeur peut transmettre au Comité d’entreprise CE, après information des employés, des données sur ceux qui ne s’y sont pas opposés. Ces in- formations permettront au CE de proposer des activités et des prestations adaptées. Les organisations syndicales peuvent, après accord avec l’employeur, adresser aux employés des messages d’information syndicale par courrier électronique. Les employés peuvent s’y opposer à tout moment. Un accès contrôlé L’employeur doit assurer la sécurité des informations et garantir que seules les personnes habilitées en prennent connaissance. Les actions sur les données effectuées par les personnes habilitées doivent être enregistrées savoir qui se connecte à quoi, quand et pour faire quoi. Quelles garanties pour la vie privée ? Le droit d’être informé L’employeur doit informer les instances représentatives du personnel avant d’utiliser des techniques d’aide au recrutement ou des fichiers de gestion du personnel. Candidats comme employés doivent être informés de l’identité du responsable du fichier cabinet de recrutement ou service des ressources humaines, de l’objectif poursuivi gestion des candidatures ou gestion du personnel, de la base légale du dispositif obligation issue du code du travail par exemple, ou intérêt légitime de l’employeur, du caractère obligatoire ou facultatif des réponses ainsi que des conséquences à leur égard d’un défaut de réponse, des destinataires des informations autres cabinets de recrutements, par exemple, de la durée de conservation des données, des conditions d’exercice de leurs droits d’opposition pour motif légitime, d’accès et de rectification, de la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNIL. Aucune information concernant un employé ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été préalablement porté à sa connaissance. Le droit d’accès d’un candidat à un emploi et d’un employé Sur simple demande et sans avoir à la motiver, un candi- dat ou un employé peut obtenir une copie des données qui le concernent recrutement, historique de carrière, rémunération, évaluation des compétences, dossier disciplinaire…. Les valeurs de classement annuel ou de potentiel de carrière sont communicables lorsqu’elles ont servi à prendre une décision. Une durée de conservation limitée En cas d’issue négative à une candidature, le recruteur devra informer le candidat qu’il souhaite conserver son dossier, afin de lui laisser la possibilité d’en demander la destruction. Si un candidat ne demande pas la destruction de son dos- sier, les données sont automatiquement détruites 2 ans après le dernier contact. Seul l’accord formel du candidat permet une conservation plus longue. Les données relatives à un employé sont conservées le temps de sa présence dans l’organisme. Une fois l’employé parti, certaines informations doivent être conservées par l’employeur sur un support d’archive par exemple, 5 ans après le départ du salarié pour les bulletins de paie. Quelle formalité ? Si l’employeur a désigné un Délégué à la protection des données DPO, il doit être associé à la mise en oeuvre de tous ces fichiers. Les différents fichiers de recrutement ou de gestion du personnel doivent être inscrits au registre des activités de traitement tenu par l’employeur. Quels recours ? En cas de difficulté, vous pouvez saisir le service des plaintes de la CNIL, en cas de difficultés pour accéder à votre dossier personnel, de collecte excessive ou de défaut de sécurisation des données, les services de l’inspection du Travail. le procureur de la République Les textes de référence Le code civil Article 9 protection de l’intimité de la vie privée Le code du travail Article L1121-1 droits et libertés dans l’entreprise Article L1222-3 et L. 1222-4 information des employés Article L2323-32 information/consultation du comité d’entreprise Le code pénal Articles 226-1 et suivants protection de la vie privée Articles 226-16 et suivants atteintes aux droits des personnes résultant des traitements informatiques La loi du 6 janvier 1978 Le Règlement européen sur la protection des données

Bulletin 8-4 - Participation employeur santé ou/et prévoyance titulaire CNRACL Collectivité + 20 agents FNAL à 0,50 % et pas d’indemnité de résidence Participation employeur 15 € bruts par mois versée directement au fonctionnaire TitulaireTemps completRédacteurIM 377NBI 10ZR 31er au 31/07/2016 Resp. serv. populationSFT 2 Éléments de paieBase de calculPart salarialePart patronaleTauxMontantTauxMontantTraitement de base Nouvelle bonification Supplément familial de traitement2 Indemnité de fonction Trannsfert primes/points Cat. B Participation employeur prévoyance 15 € bruts versés à l’agent Brut Cotisation allocations familiales TIB + NBI FNAL + 20 salariés maladie régime solidarité déductible 2 267,91 - 15 x 98,25 % + 98,25 % bruts + 100 % part employeur prévoyance 2 Cotisation CNRACL sur TBI et RAFP plafond 20 % TIB 7 ATIACL 5 de solidarité chômage 6 Cotisation obligatoire centre de additionnelle centre de santé centre de imposable brut - cot. 3 Prévoyance complémentaire 1 Titres-restaurant 4 Contribution sociale généralisée non déductible 2 CRDS 2 Total des retenues HeuresBrutAv. en natureNet fiscalNet imposableNET À € 3 1 Prévoyance complémentaireAgent a choisi de cotiser à raison de 1,20 % du TIB + cotisation ne sera pas déductible du revenu imposable car adhésion employeur considérée comme un complément de salaire par l’Urssaf voir fiche 2-2/11 car adhésion facultative des agents, même si convention de ici 15 € versés directement à l’agent entre donc dans la base soumise à cotisations sociales pour un fonctionnaire CNRACL, CSG et CRDS sans d’assujettissement au forfait social qui a remplacé la taxe de prévoyance de 8 % car adhésion individuelle facultative des agents et donc soumis à toutes les cotisations et contributions.Attention certaines Urssaf considèrent que la participation employeur est exonérée de charges, mais elle devient alors soumise au forfait social chaque agent peut choisir d’adhérer, donc théoriquement pas d’exo..2 CSG/CRDSL’assiette intègre le brut sans la participation prévoyance avec abattement + participation employeur à la prévoyance ici 15 € sans abattement 2 252,91 € x 98,25 % + 15 € = 2 228,48 €. 3 Net imposablePart agent au titre de la prévoyance non déductible du revenu imposable car adhésion participation de l’employeur ici 15 € bruts – CSG déductible est considérée comme un complément de salaire et rentre donc dans la base imposable. 4 Titres-restaurantLa collectivité alloue des titres-restaurant dans les limites paie sa part déduit sur bulletin de d’impact sur net imposable ni sur dépassement participation employeur au-delà 60 % valeur ticket et/ou plafond montant autorisé considéré comme complément salaire et soumis à cotisations et impôt voir fiche 2-2/10. 5 ATIACLAssiette TIB uniquement – pas la NBI. Taux 0,4 % à compter du 6 FDS fonds de solidaritéAssujettissement si TIB + NBI + IR - cotis. CNRACL - RAFP sur IR > traitement correspondant à l’IM 309 1 439,35 € au 1er jjuillet 2016 1 756,09 + 46,58 - 179,19 - 17,56 = 1 605,92 > 1 439,35 donc de prise en compte de la part patronale dans l’assiette considéré comme prestation sociale réponse FDS.Cotisation salariale prévoyance non déductible de l’ brut - participation employeur prévoyance facultative - cotis. CNRACL - cotis. RAFP 2 267,91 - 15 - 179,19 - 17,56 = 2 056,16 7 RAFPL’assiette correspond à l’ensemble des éléments de rémunération soumis à CSG perçus au cours de l’année civile et non soumis à cotisation RAFP indique que la participation employeur entre dans l’assiette si elle est versée à l’agent, ce qui est le cas dans cet exemple, dans la limite de 20 % du TIB. Collectivité + 20 agents FNAL à 0,50 % et pas d’indemnité de résidence Participation employeur 15 € nets versée directement au fonctionnaire TitulaireTemps completRédacteurIM 377NBI 10ZR 31er au 31/07/2016 Resp. serv. populationSFT 2 Éléments de paieBase decalculPart salarialePart patronaleTauxMontantTauxMontantTraitement de base Nouvelle bonification Supplément familial de traitement2 Indemnité de fonction Transfert primes/points Cat. B Participation employeur prévoyance 15 € nets versés à l’agent réintégration charges salariales soit 8 % CSG/CRDS Brut Cotisation allocations familiales TIB + NBI FNAL + 20 salariés maladie régime solidarité déductible 2 269,21 - 16,30 x 98,25 % +16, 98,25 % bruts + 100 % part employeur prévoyance 2 Cotisation CNRACL sur TBI et RAFP plafond 20 % TIB 7 ATIACL 5 de solidarité chômage 6 Cotisation additionnelle centre de santé centre de obligatoire centre de imposable brut - cot 3 Prévoyance complémentaire 1 Titres-restaurant 4 Contribution sociale généralisée non déductible 2 CRDS 2 Total des retenues HeuresBrutAv. en natureNet fiscalNet imposableNET À € 8 3 1 Prévoyance complémentaireAgent a choisi de cotiser à raison de 0,9 % du TIB + cotisation ne sera pas déductible du revenu imposable car adhésion employeur considérée comme un complément de salaire par l’Urssaf voir fiche 2-2/11 car adhésion facultative des agents, même si convention de ici 15 € nets soit 16,30 € brut versés directement à l’agent entre donc dans la base soumise à cotisations sociales pour un fonctionnaire CNRACL, CSG et CRDS sans d’assujettissement au forfait social qui a remplacé la taxe de prévoyance de 8 % car adhésion individuelle facultative des agents et donc soumis à toutes les cotisations et contributions. 2 CSG/CRDSL’assiette intègre le brut sans la participation prévoyance avec abattement + participation employeur à la prévoyance ici 15 € nets reconstitués en bruts soit 8 % CSG/CRDS représentent 16,30 € sans abattement 2 252,91 € x 98,25 % + 16,30 € = 2 229,78 €. 3 Net imposablePart agent au titre de la prévoyance non déductible du revenu imposable car adhésion participation de l’employeur ici 16,30 € bruts est considérée comme un complément de salaire et rentre donc dans la base imposable. 4 Titres-restaurantLa collectivité alloue des titres-restaurant dans les limites paie sa part déduit sur bulletin de d’impact sur net imposable ni sur dépassement participation employeur au-delà de 60 % valeur titre et/ou plafond montant autorisé considéré comme complément salaire et soumis à cotisations et impôt voir fiche 2-2/10. 5 ATIACLAssiette TIB uniquement – pas la NBI. Taux 0,4 % à compter du 01/01/2013. 6 FDS fonds de solidaritéAssujettissement si TIB + NBI + IR - cotis. CNRACL - RAFP sur IR > traitement correspondant à l’IM 309 1 439,35 € au 1er juillet 2016 1 756,09 + 46,58 – 179,19 – 17,56 = 1 605,92 > 1 439,35 donc de prise en compte de la part patronale dans l’assiette considéré comme prestation sociale réponse FDS.Cotisation salariale prévoyance non déductible de l’ brut - participation employeur prévoyance facultative - cotis. CNRACL - cotis. RAFP 2 269,21 - 16,30 - 179,19 - 17,56 = 2 056,16 7 RAFPL’assiette correspond à l’ensemble des éléments de rémunération soumis à CSG perçus au cours de l’année civile et non soumis à cotisation RAFP indique que la participation employeur entre dans l’assiette si elle est versée à l’agent, ce qui est le cas dans cet exemple, dans la limite de 20 % du TIB. 8 NET A PAYERDans ce cas, le net à payer est inférieur de 1,20 € qui correspond aux charges sociales sur la participation de l’employeur 8 % sur la différence de 1,30 € brut.Cas ci-dessus 15 € 15 € nets soit 16,30 € bruts.

conservation des bulletins de salaire par l employeur